内定を辞退される理由とは｜辞退率を下げて優秀な人材を確保する方法も！

内定辞退の連絡を受けた時、ガクッと肩を落とすことは採用担当者にはよくあることだと思います。内定辞退者が多ければ多い程、今までの採用活動の時間やコストが無駄になってしまいますよね。採用担当者からすると、内定辞退は避けたいものです。しかし、このような状況に直面していませんか？

「内定を辞退する、内定者の実際の理由がわからない。」
「優秀な人材を確保したいのに、具体的な対処方法が見つからない。」

この記事では、そんな企業の採用者の方の悩みを解決する情報を提供します。

内定辞退の現状

まず内定辞退の状況を把握しましょう。「就職プロセス調査（2021年卒）」（株式会社リクルートキャリア発表）によると、2020年卒の求職者は、5月頃から内定辞退率が上昇していますが、2021年卒は夏から秋にかけて徐々に上昇しています。この原因として考えられるのは、主な就活時期が2月〜6月であり、それ以降は多くの求職者が、自分に合う就職先を選択する時期に入るということです。つまり、2020年卒と比べると、2021年卒の就活生の就職活動が長期的になったのがわかります。それに合わせて、内定辞退率も夏から秋の遅めの時期に上昇してしまっているのです。

参考：「就職プロセス調査（2021年卒）」株式会社リクルートキャリア

内定を辞退される理由5選

では、内定を辞退する理由とは何でしょうか。「辞退の心理」（2019年エン・ジャパン株式会社発表）によると、辞退する理由の上位5位は以下の通りです。

第1位　条件（勤務地・給与など）の折り合いが付かない
第2位　社風が合わない
第3位　他社での選考に通過した（内定が決まった）
第4位　入社前に聞いていた条件と違う
第5位　最終選考時の面接官の態度が悪かった

それぞれの要因ごとに対策を立てる必要があります。例えば、勤務地・給与などの条件は内定者の意見・希望をもとに、長期的に変化・改善する可能性があることを伝え、求職者との合意を形成しましょう。また、企業についてよく知ってもらい、社風と内定者のミスマッチを防ぎ、他社に内定者が流れないように、求職者に「入社したい」と思ってもらえるような企業づくりが必要でもあります。面接官の育成で、面接中の企業の良いイメージを生むことができます。しかしその前に、何が企業に足りなかったのか、内定者の辞退理由から考えましょう。

参考：「辞退の心理」エン・ジャパン株式会社　2019年発表

第1位：条件（勤務地・給与など）の折り合いが付かない

勤務地や給与などの条件が、内定者が希望するものとの不一致で、内定辞退につながりやすくなります。これらの条件は、仕事をするにあたって最も重要視する点です。勤務地の通いやすさなど、ライフスタイルに合うような条件を求めています。条件面で折り合いがつけば、自社に対する安心感を内定者は抱くことでしょう。そのために、企業側は条件の開示を早い段階でおこない、候補者の不安や要望がないか早期確認し、長期的に改善をしていくことをしっかり伝える必要があります。また、求職者に寄り添うことで、良い企業の印象づけも期待できます。

第2位：社風が合わない

内定者が社風が合わないと感じるのは、面接時や内定式などの場面です。その際に、会社の雰囲気や空気感、価値観が自分とは違うと感じてしまい、それが内定辞退の理由になります。
例えば、
「体育会系の職場で威圧的な雰囲気に、ストレスを感じてしまう。」
「古い慣習をもっていて、仕事がしづらい。」
などがよく挙げられます。

これから職場で仕事を続けていくために、内定者にとって「社風」は重要な企業選びの観点の一つです。自社をよく知ってもらうことに加え、社風に合う優秀な人材に内定を出すためにも、募集時からしっかりと職場の雰囲気や企業のビジョンをアピールする必要があります。その方法として、オウンドメディアでの発信、職場案内動画の作成、社員座談会の開催などがあります。また、社内の職場状況も把握し、社風で改善すべき点があれば、改善をする必要もあるでしょう。

第3位：他社での選考に通過した（内定が決まった）

企業側は、内定者の心境に気づき、就活状況の変化を把握することが大切です。複数の企業から内定をもらった場合、内定者は自分に適している企業がどれか、比較し選びます。その際に基準となるのが、価値観、組織風土、制度待遇や仕事内容にやりがいを感じるかなどの点です。これらの判断基準に、マッチしなければ内定者は他社に流れてしまいます。優秀な人材を他社に流れるのを防ぐために、自社の魅力づけなどによる、企業のファンづくりをすると良いでしょう。例えば、ワークショップや懇談会などを開き、内定者と関わる機会をつくります。そこでは、詳しい仕事内容の説明や内定者の悩み相談を聞くなどして、企業説明会とは違うアプローチの仕方で自社の魅力を伝えるのです。

第4位：入社前に聞いていた条件と違う

入社前に聞いていた条件とは違ったという事例は多くあります。
例えば、

「就職活動時は異動は少ないと言われたのに、自分の部署には異動があった」
「賞与や昇給について明記されていなかった」
「勤務地は希望通りになると言われたのに、必ず希望通りになるわけじゃなかった」

などの声が挙げられています。

雇用形態、業務内容、就業場所、給与に関する、齟齬が発生しているのです。これに関しては、社内での情報共有や確認を徹底することで、募集・就職条件に違いが出ないようにする必要があります。

第5位：最終選考時の面接官の態度が悪かった

求職者が面接官の態度が悪いと感じるのは、面接前と面接中の二つの場面にあります。

面接前
「アポの時間に行っても、面接官不在で取り合ってもらえなかった」
面接中
「面接官の服装がだらしなかった」
「プライベートの質問を持ち出して、根掘り葉掘り聞かれた」
「不機嫌そうな態度で質問され続けた」

面接前の連絡ミスや連絡が遅いことが原因で、面接官の不在という状況が起こります。面接中は、面接官の不機嫌そうな態度、上から目線、不当な質問内容、などの面接官のマナーが主に挙げられます。このような面接官を目の当たりしてしまっては、企業の印象が悪くなってしまい、自社で働きたくないと感じてしまのです。それを防ぐためにも、面接官の教育、育成が必要不可欠です。

内定辞退を防ぐための対処法

内定辞退を受けると、採用活動にかかった費用や時間が無駄になり、事業の歩みが遅れます。そして、結果的に事業目標の達成も困難になります。しかし、適切な対処法を分かっていれば、この状況を防ぐことができるのです。その対処法とは、以下の５つです。

• 自社の魅力づけを行う
• 選考過程で社内見学を組み込む
• スピーディーに選考を進める
• 面接時と入社後の条件に齟齬がないようにする
• 面接官の教育

では、一つずつ詳しく紹介します。

自社の魅力づけを行う

内定辞退されるのは、自社にそれほどの魅力を感じていない、または他社の方が魅力的だからです。企業の魅力が求職者に伝われば、自社の志望度が高くなります。そうすれば、他社に流れることなく、内定辞退を減少することができるでしょう。広告や説明会での、一方的な魅力の発信だけでは不十分です。インターンシップや、内定者アルバイトなどの機会を設けて、自社の魅力をアピールしましょう。求職者に実際に体験してもらうことで、自身がそこで働くイメージもつきやすいため、魅力が伝わりやすくなります。

選考過程で社内見学を組み込む

社内見学は事業や業務内容への理解を候補者に深めてもらうことを目的に行います。これは、内定者が実際に社員の人と接することで、社員と内定者の相互理解が望めます。また、社内の雰囲気や仕事の様子を見ることで、内定者は企業や仕事内容の具体的なイメージを持てることでしょう。相互理解は、内定者の不安の解消、企業への所属感を持つことにつながります。そして、明確なイメージが持てることは、自社で働く意欲・意識の向上につながるのです。これらは、結果的に内定辞退を防ぐことができます。
実際に社内見学を計画するのであれば、いくつかの点に配慮する必要があります。社内見学では企業の良い印象も悪い印象も露わになります。そのため、日頃から社内清掃の徹底などをして、社内環境に気を配る必要があるのです。また、いくら忙しくても見学者にはしっかり挨拶をしましょう。するのとしないのでは、社内の印象は大きく違います。そして社員には、社内見学の日をメール等で事前に告知をし、スムーズに社内見学ができるようにしましょう。

スピーディーに選考を進める

選考が遅ければ、候補者は先に内定を出した他の企業に流れてしまう可能性があります。そうならないためにも、スピーディーに選考を進め、早めに候補者に連絡することが必要なのです。企業の一次面接から内定までの選考の平均日数は「１週間〜２週間」です。そのため、選考を１週間以内で終わらせるのを理想に進めましょう。また、連絡や対応が早い企業は、候補者に企業の良いイメージを与えることができます。もし、二次面接や社内見学などを行う予定がある場合、選考を早く済ませ、スムーズに予定を進めることで、候補者の不安の種を早めに積むことが可能になります。

面接時と入社後の条件に齟齬がないようにする

面接時と入社後の条件に齟齬があると、候補者は企業への信頼を失ってしまいます。信頼できない企業に、入社を希望する人はいません。その信頼を失わないために、条件の入れ違いがないように確認する必要があるのです。

広告、ホームページ、説明会、面接など、あらゆるものの情報の一貫性を確認しましょう。ここで確認するのは、業務内容・時間、給与、休日休暇、勤務地などです。もしこれらの項目が、変更する可能性があるのであれば、それも記入しておく必要があります。
「齟齬がない」のは、企業への信頼感を抱くだけでなく、企業で働く将来性を明確に内定者はイメージできるのです。

面接官の教育

内定辞退の理由の第5位に面接官の態度があるように、面接官の状態がいかに内定辞退につながるかが分かります。なぜならば、候補者が面接官に抱くイメージが、企業の雰囲気や社員のイメージにつながるからです。もし、「面接官の態度が良い＝企業の雰囲気が良い」となれば、内定辞退者は減少するでしょう。つまり、企業のイメージを良くするためには、まず企業の顔である面接官を教育する必要があるのです。

面接は、候補者とのコミュニケーションです。そのため、良い印象を与えられるような、コミュニケーション能力は欠かせません。また、面接官の服装、質問内容、評価方法も指導する必要があります。面接官も求職者に常に見られているということを忘れてはいけません。

内定辞退の連絡を受けた時の対応にも注意が必要

内定辞退の対応にも注意が必要です。連絡を受けた時の対応で、感情的になったり、求職者を責めてしまってはいけません。確かに、これまでの採用計画が崩れてしまうのは企業にとって大変なことです。しかし、対応を雑にしてしまっては、クチコミやSNSの書き込みなどで企業に悪い印象がつきます。それに加え、求職者は今後何らかの機会で関わる可能性があります。今後のことも考えて、企業側は内定辞退の連絡を受けた場合、円満に済ませられるように丁寧に対応する必要があります。

一般的に、電話やメール、書面で対応します。対応する際にはまず、冷静に対応しましょう。採用側からすると納得できない状況もあるかもしれません。しかし、ここは感情的にならずに冷静に対応することが求められます。そして、内定辞退者に寄り添いましょう。辞退する理由がどんな理由であれ、ギリギリまでは自社に入社する意欲が内定辞退者にもあったはずです。彼らの気持ちを考慮し、丁寧に対応しましょう。この対応の際に、企業のイメージが左右します。もし、引き留めたい場合は、電話もしくは直接会う機会を作りましょう。メールや書面などの文面のみだと、気持ちが一方通行になりがちなうえ、「あなたが私たちの会社に必要」だという意思が伝わりにくいです。そのため、直接会う、または相手の都合が悪ければ電話で、引き留めたい旨を伝える必要があります。

まとめ

いかがだったでしょうか。この記事では、内定者が内定を辞退する理由と、その対処法を紹介しました。「企業が求職者を選ぶ」状況から、内定後は「求職者が企業を選ぶ」という状況に変化します。求職者が自社で働きたいと思ってもらうためにも、求職者に寄り添い、迅速且つ、丁寧な対応が求められます。優秀な人材を確保するためにも、改善点を見つけて内定辞退者を減らし、採用活動を成功させましょう！

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