採用計画の立て方｜優秀な人材を獲得できる正しい計画の立て方を徹底解説

採用活動をしても「なかなかうまくいかない」「良いと思う人材に出会えない」と感じることはないでしょうか。どれだけ採用活動を頑張っても成果がでないなら、採用計画を立てることで改善されるかもしれません。今回は、採用計画の準備と立て方を詳しく紹介します。採用計画を理解して実行すれば、採用活動がよりしやすくなるはずです。採用担当の方は、ぜひ参考にしてください。

採用計画とは

採用計画とは、どの部署に、いつ、何人、どのような能力の人を採用するのかを決めることです。求めている人材を獲得して適切な部署へ配置するためには、会社の求めている人物像を明確にする必要があります。不明確だと、どのような人材を採用すべきなのか分からないまま、手探りで採用活動を行うことになります。しかし、採用計画を立てて指標にすることで、効果的な採用活動を行えるのです。

採用計画の必要性

まず、なぜ会社で人員を増やす必要があるのでしょうか。ほとんどの会社は事業計画があり、達成に向けて日々動いています。事業を達成するために「こうした能力の人材が必要だ」「元気のある若手が欲しい」とのぞむ声も出てくるはずです。採用活動とは、まさに「事業を達成するために必要な人材」を獲得すべく行うもの。採用計画をせずに採用活動をしてしまうと、求めていた人材とのミスマッチが起こり、事業の達成が困難になってしまう可能性があります。それでは採用活動の成功とは言えません。

昨今の少子高齢化で若い人材が少なくなっています。また、経団連の「採用選考に関する指針」が廃止され政府主導になったことから、新卒の採用スケジュールも変わりはじめています。そのため、優秀な人材を獲得するのが難しくなってきているのです。

求めている人材を正しく獲得し、採用活動を有意義なものにするためには採用計画を立てる必要があります。

採用計画を決める際の事前準備

具体的な採用計画を立てる前に、事業計画の再確認や競合他社の調査など、いくつか準備することがあります。

●事業計画の再確認
●競合他社の調査
●就活市場の動向やマーケットの状況調査
●採用体制の調整
●前回の採用を分析

どんなことでも計画を立てる前の、事前準備が必要不可欠です。しっかりとした採用計画を立てるためにも、これらの事前準備は怠らずに行いましょう。

事業計画の再確認

採用活動は事業計画の達成を目的としているものなので、会社がどのような事業計画を立てているのかは必ず確認しておきましょう。事業計画に目を通し、どの部署に、いつ、何人、どのような人材が必要なのかを把握します。会社と現場では求めているものが異なっている可能性もあるので、各部署に直接ヒアリングするのをおすすめします。すぐに人を雇おうとせず、社内の異動や社員育成でフォローできないかも考えておくと良いです。

競合他社の調査

求職者は、ひとつの会社だけを見ているわけではありません。就職活動の経験者であれば分かると思いますが、多くの会社を比べ、そのなかから自分に合った会社はどこなのか考えます。求職者もまた、会社を選んでいるわけです。選ばれるためには、求めている人材が自社と比べている会社はどこなのかを調べ、自社との違いや魅力、どのような採用活動をしているのかを把握することが大切です。

競合する会社と書きましたが、同業社だけではありません。採用市場の場合、業務内容だけでなく勤務時間や休日、勤務地なども求職者の比較対象になるからです。そのため、さまざまな視点で競合となる会社をピックアップし、調査する必要があります。情報を調べるためには、求職者が書き込んでいる口コミサイトなどを活用するのが良いでしょう。

就活市場の動向やマーケットの状況調査

有効求人倍率は2009年のリーマンショック以降増え続けていましたが、2020年後半は新型コロナウイルス感染症の影響により1.0倍近くまで下がっています。数値だけを見ると買い手市場の傾向なので、会社が人材獲得に動くには良い時期かもしれません。しかし、観光や飲食業界にとってはまだ厳しい状況と言えます。世の中のニュースや市場の動向を敏感にキャッチし、求職者の動きを常に追うことでチャンスを逃さずに行動できます。

採用体制の調整

人材を採用するのは、会社のためです。だからこそ、会社全体で人材を獲得するという共通の意識を持つ必要があります。採用担当者だけが採用活動に奔走するのでなく、人材を配置する予定の部署をはじめ、役員や経営陣にも協力を仰ぎ、採用体制を整えましょう。特に重視したいのは面接官の任命です。面接官は、採用において重要なポジション。人材を見極める力があるか、公平な評価ができるかを考慮し、適切な人を選んでください。

前回の採用を分析

採用活動の経験がある場合、前回の採用活動を振り返って分析することをおすすめします。採用活動のどこでつまずいているのかを把握するために、募集段階や入社試験などをフェーズごとに分け、エントリー者数、面接通過数、辞退者数を具体的に数値化します。そうすることで問題部分が可視化され、改善案を出しやすくなります。

また、採用までのスケジュールに問題はなかったか、求職者とのトラブルはなかったか気になった点はすべて洗い出しましょう。特に人材が入社を決めた理由は聞いておきたいところ。自社の強みや魅力を客観的に知ることができます。

前回の採用活動を分析することで、さまざまな問題点が浮き彫りになります。それらの改善案を出し、次の採用活動を質の良いものにしましょう。

採用計画を立てる際に決める項目

事前準備を終えたら、それらの資料をもとに採用計画を立てていきます。採用計画で決めるべき内容は、以下の7つです。

●採用活動のスケジュール
●求める人物像
●各部署の採用人数
●募集媒体・採用方法
●求職者への対応方法
●選考と評価基準
●内定者へのフォローアップ方法

それぞれどのようなことを決めるのか、項目別に見ていきましょう。

採用活動のスケジュール

まずは過去の採用スケジュールや競合他社を比べて、応募の開始はいつにするのか、どの時期までに内定者を出すのかなど具体的なスケジュールを立てます。応募開始から入社までの全体のスケジュール、説明会や入社試験などのフェーズごとのスケジュールをそれぞれ用意しておくと良いでしょう。

近年の傾向として、応募開始から内定までの期間は短くなり、求職者は先に内定の出たところで決めることが多いです。と。すべての応募者を見比べてから採用を決めるのは優秀な人材を逃してしまう可能性があります。内定を出すまでに時間がかかりすぎないように注意してください。会社と求職者双方にとって無理のないスケジュールを組むようにしましょう。

求める人物像

事前準備で得た情報をもとに、求める人物像を明確にします。知識やコミュニケーション能力、価値観や性格など、どのような人材が必要なのかをまとめましょう。人物像がまとまったら、社内で共有するだけでなく、求職者にも説明会や面接などで「こうした人物を求めている」と伝えるのをおすすめします。こと会社がどのような人物を求めているのか知ってもらえますし、何より入社後に自分の求めていた会社と違う、といったミスマッチを防ぐことができます。

各部署の採用人数

求める人材とともに、どのくらい人数が必要なのかも各部署に確認しておきましょう。気をつけたいのは、人数を多く見積もってしまうこと。新卒採用はもちろん、中途採用でスキルや経験がある人でも、新しい会社の業務に慣れるまでは一定の期間を必要とします。多く採用しすぎて教育体制が間に合わない、予算をオーバーすることがないようにしましょう。

募集媒体・採用ツール

採用活動を知ってもらうために、どのような媒体で募集すれば良いのかを決める必要があります。求人媒体は昔と比べ多様化しています。

●自社のホームページ
●人材紹介会社
●ハローワーク
●企業説明会
●求人広告
●各学校への依頼
●リファラル採用（社員紹介採用）

コストを抑えたいのであれば自社のホームページやリファラル採用、多少コストがかかってもマッチする人材を求めるなら人材紹介会社、いろいろな人材の目にとまるようにしたいなら求人広告や企業説明会など目的によって求人媒体を選びます。ただ、一番大切なのはターゲットにしている人材がよく目にする求人媒体を選ぶことです。求人を出しても、そもそも求職者に知ってもらわなければ意味がありません。求めている人材のことを考え、適した媒体を選択しましょう。

求職者への対応方法

求人を出し、予想以上に多くの応募がきても安心してはいけません。求職者は入社まで採用担当者の行動を見ています。連絡に時間が空いてしまうと、不安になって辞退者が増えてしまう可能性もあります。求職者への対応は迅速に行えるよう、あらかじめどのようにするのかを明確にしておきましょう。連絡手段はメールと電話どちらにするのか頻度やタイミングはどうするのかなどなど細かく決めておくと良いです。ルールをしっかり決めておけば、対応漏れも防げます。

選考と評価基準

採用活動の目的は、求めている能力を持った人材を獲得することです。面接官の主観で評価が左右されないよう、評価基準は具体的に決めておきましょう。選考ごとに何を評価するのかもポイント。書類審査では意欲やスキル、筆記試験では一般知識や教養、面接では人物像や熱意の見極めなど各選考でチェックすべき部分を明確にして合格ラインを決め、判断することが大切です。

内定者へのフォローアップ方法

内定が出てから入社までには、ある程度の期間が空いてしまいます。空白の期間があると、社会人になるのが不安になったり、新たな環境への緊張からモチベーションが下がったりする可能性があります。そのままにしておくと内定辞退ということも。そこで行いたいのが、内定者へのフォローアップです。先輩社員とのコミュニケーションの場を設けたり、内定者同士を集めて入社前の勉強会を行ったりすることで意欲の低下を防ぎます。

まとめ

採用計画で人材獲得の指標が決まれば、円滑な採用活動を行えます。求めている人材を獲得するためには、会社の認知度を上げることも重要です。たとえば採用マーケティングシステムのインタツアーでは、学生の行った企業インタビューが各SNSで発信されます。多くの学生の目に留まるので、認知度のアップにつながります。こうした採用ツールを活用し、満足度の高い採用計画を練るようにしましょう。